Wie sagt man so schön: Neues Jahr, neues Glück. Viele nehmen sich gerade zum Jahreswechsel gute Vorsätze vor. Und meist schon im März wurde diese Vorsätze von vielen wieder an den Nagel gehängt. Aber hey, ich bin ganz klar der Meinung, lieber es für eine Weile lang durchziehen, als es gar nicht gemacht zu haben. Das neue Jahr 2025 ist nun schon seit einer Weile da und heute möchte ich mal über das Thema Produktivität, Planen und Organisieren sprechen. Eines meiner liebsten Themen, denn ich bin ein selbsternannter Profi wenn es um dieses Thema geht. Ich finde das Planen und Organisieren generell wahnsinnig wichtig, denn es ist so hilfreich in so vielen Bereichen des Lebens. Auch wenn sich das Leben selbst nicht planen lässt, sollte man zumindest einen Überblick haben und auch behalten und genau hier kommt das Thema Wochenplanung ins Spiel.
Eine komplette Woche zu durchzuplanen, kann im ersten Gedankengang erst einmal überwältigend klingen. Das ist es aber nicht. Eine effektive Wochenplanung kann letztendlich der Schlüssel sein, um dich entsprechend organisiert und auch effektiv durch deinen Alltag zu navigieren. Wie detailreich eine Wochenplanung aussieht, das liegt letztendlich komplett in deiner eigenen Hand. Vielleicht kommst du sogar auch besser mit einer Tagesplanung zu recht und es liegt dir mehr, jeden einzelnen Tag (zumindest einmal die Wochentage), zu strukturieren. Eine Planung ist hilfreich dabei, dass du nicht nur alles erledigen kannst, das erledigt werden muss, sondern auch genug Zeit für dich selbst und deine Liebsten hast. Eine strukturierte Wochenplanung wird dir definitiv dabei helfen, deinen Fokus zu behalten und Stress zu mindern oder gar abzubauen.
Es ist letztendlich einfach Fakt, dass man ohne klare Planung oft ineffizient vorgeht und sich viel leichter ablenken lässt. Das wiederrum kann dann dazu führen, dass man sich überlastet und gestresst fühlt. Und das wollen wir im neuen Jahr versuchen zu vermeiden. Was wir wollen, ist eine gut durchdachte Wochenplanung die einem dabei hilft seine To Dos und Ziele zu erreichen und gleichzeitig aber auch Raum für unvorhergesehene Ereignisse und Auszeiten hat. Ich selbst plane meine Wochen schon seit vielen Jahren und würde es auch gar nicht anders handhaben wollen. Wie auch schon erwähnt, liegt es an dir ganz persönlich wie detailliert du planen möchtest. Bei mir ist es so, dass wenn ich nicht alles aufschreibe, dann vergesse ich es. Das ist schon immer so gewesen. In meinem Kopf sind ständig so viele verschiedene Tabs offen und so vieles was gleichzeitig erledigt wird, dass ich da auch mal ganz schnell die Hälfte hinten runter fallen lasse, wenn ich es nicht aufgeschrieben sehe. Mit diesem Beitrag möchte ich dir meine Erfahrungen weiter geben und dir einige Vorteile einer soliden Wochenplanung an die Hand geben, damit du auch deine Woche effektiv planen kannst. Es ist kein Hexenwerk sein eigenes Zeitmanagement zu optimieren und somit die eigene Produktivität zu steigern. Es bedarf eben nur: ein bisschen Planung!
Wie effektiv eine Wochenplanung sein kann, wird ganz leicht unterschätzt. Aber eine gute Wochenplanung hat sehr viel Potenzial deinen Alltag rundum zu verbessern und bietet eine Menge Hilfestellung anstehende Aufgaben zu bewältigen. Sie hilft dabei nicht von Nebensächlichkeiten abgelenkt zu werden oder von überdimensionierten Aufgaben überwältigt zu werden. Sie hilft dabei einen roten Faden durch die Woche zuziehen und das Gefühl der Kontrolle und des Gleichgewichts aufrechtzuerhalten. Sozusagen ein perfektes Werkzeug zum Priorisieren, Amit man sich auf die jeweilige Woche konzentrieren und seine Ressourcen optimal nutzen kann.
Wenn du eine gut strukturierte Wochenplanung hast, kannst du vermeiden die überwältigt oder gestresst zu fühlen und kannst deine Aufgaben effizient erledigen. Das wiederrum führt dazu, dass du eine Menge Zeitersparnis hast. Denn du setzt deine Prioritäten klar und stellst sicher, dass genug Zeit für alles da ist. Du kannst dich somit auf das Wesentliche konzentrieren und auf das was für dich die entsprechende Woche wirklich zählt. Das Gute daran ist, dass du dir alles sos einteilen kannst wie du es möchtest und für richtig hältst. Das bedeutet auch, dass du am Ende der Woche nicht das Gefühl haben wirst, dass deine Arbeit dein Leben übernimmt und du keine Zeit für andere Dinge mehr hast.
Dein persönlicher Wochenplan
Das Erstellen einer Wochenplanung mag dich im ersten Gedanken vielleicht etwas überfordern. Aber es ist tatsächlich gar nicht schwierig und sollte dich keinesfalls einschüchtern. Mit den richtigen Kniffen und Schritten ist das sehr gut machbar. Anbei mal eine Schritt-für-Schritt Anleitung für Planungs-Beginner.
01. Ziele setzen
Bevor du in die Detailplanung gehst, frage dich erst einmal was dein Ziel für die Woche ist. Und dieses Ziel sollte SMART sein. S = spezifisch, M = messbar, A = attraktiv, R = realistisch, T = terminiert.
02. Prioritäten setzen
Überlege für dich selbst, welche Aufgaben am wichtigsten sind um deine Ziele zu erreichen. Das können zum einen größere Projekte sein, aber auch kleine Aufgaben die nicht aufschieben kannst und/oder solltest.
03. Zeitfenster einplanen
Verschaffe dir einen Überblick über deine Woche und plane dir selbst feste Zeitfenster für deine Aufgaben ein. Berücksichtige bei diesem Schritt auch feste Termine, Pausen und Freizeit mit einzuplanen.
04. Flexibilität berücksichtigen
Das Leben lässt sich oft nicht planen und genau hierfür sollte man etwas Puffer in der Planung mit einbauen. Spontane Aufgaben oder Änderungen lassen sich somit gut berücksichtigen.
05. To-Do Liste erstellen
Schreibe alle deine Aufgaben die du erledigen möchtest auf eine Liste. Und das können Aufgaben jeglicher Art sein. So hast du die Möglichkeit sie immer vor Augen zu haben und wenn du sie letztendlich abhaken kannst, gibt das zusätzlich nochmal ein tolles Gefühl.
06. Reflektieren
Am Ende einer Woche solltest du dir noch einmal ein paar Minuten Zeit nehmen um zu reflektieren. Frage dich, welche Aufgaben diese Woche gut gelaufen sind, was du noch verbessern kannst und ob es Optimierungsbedarf für die kommende Woche gibt.
07. Optimierung
Nicht jede Planung ist perfekt und gerade wenn man erst mit der Wochenplanung beginnt, fallen einem schnell Dinge ein und auf, die man anders machen könnte und möchte. Fokussiere dich auf die Punkte deiner Liste die nicht (gut) funktioniert haben und versuche sie in der kommenden Woche zu verbessern.
Ressourcen für die Wochenplanung
Damit du deine Wochenplanung auch effektiv durchführen kannst, benötigt das natürlich erst mal einen Grundstock. Du kannst dich hier ganz frei entscheiden, ob du lieber digital oder papierhaft planen möchtest. Ich für meinen Teil liebe das Planen auf Papier. Sehe aber natürlich auch viele Vorteile im digitalen Bereich. Der Schlüssel einer guten Wochenplanung liegt letztendlich natürlich darin, das für dich und deine Bedürfnisse passende Tool auszuwählen.
Digital planen
Wenn du gerne digital planst, wäre vielleicht die App GoodNotes etwas für dich. Dort kannst du dir eigene Templates erstellen oder dir zB von Etsy Planer-Vorlagen kaufen und diese in die App importieren. Ich selbst habe ebenso sehr gute Erfahrung mit GoodNotes gemacht und kann das von meiner Seite aus definitiv empfehlen.
Papierhaft planen
Wenn du deine Planung lieber mit der Hand auf Papier durchführen möchtest, gibt es zig verschiedene Möglichkeiten von Wochenplanern und Kalendern auf dem Markt. Diese kannst du dir dann nach Lust und Laune gestalten und zusätzlich noch etwas Journaling betreiben, wenn du das gerne möchtest.
Auf meiner Amazon Storefront habe ich euch mal eine extra Kategorie "Planning" zusammengestellt, in dem ich euch super praktische Planer, Stationary Zeugs & Co zusammen gestellt habe. Das tolle ist ja, dass es ganz viele Office Supplies mittlerweile auch ästhetisch gibt. So macht das Planen natürlich auch gleich noch mal doppelt so viel spaß.
Fehler bei der Wochenplanung
Wenn du Fehler in deiner Wochenplanung hast, können diese deine Fortschritt natürlich erheblich behindern und ein Stresslevel erhöhen. Genau dem wollen wir mit einer Wochenplanung ja eigentlich entgegen wirken. Fehler die du daher unbedingt versuchen zu vermeiden solltest, wären:
01. unrealistische Zeitpläne
02. Vernachlässigung deiner Pufferzeiten
03. Zu wenig Freizeit/Erholung
04. Ignorieren der Prioritäten
Tipps und Tricks für Anfänger einer Wochenplanung
Wenn du neu im Bereich der Wochenplanung bist, fragst du dich bestimmt wo du jetzt am besten anfängst. Daher hier mal ein paar Tipps und Tricks, die dir dabei helfen zu beginnen.
01. Fange klein an: Keine Angst, du musst nicht deinen gesamten Tag in Abschnitten und stündlich durchplanen. Das ist sehr schwierig und grenzt eher schon an ein professionelles Planen. Das kannst du in der Zukunft, wenn du möchtest und mehr Erfahrung hast, natürlich gerne trotzdem probieren. Beginne lieber mit deinen wichtigsten Aufgaben für einen Tag und strukturiere diese. Das könnten zB Meetings sein, bestimmte Arbeits- und/oder Tagesaufgaben. Selbstverständlich aber auch private Verpflichtungen oder Persönliches. Starte mit diesen Doings und Ereignisse und baue deine Planung um diese Aufgaben herum.
02. Priorisieren der Aufgaben: Einer der mit am häufigsten auftretenden Fehler in der Wochenplanung ist, dass man versucht zu viel zu erledigen und seinen Kalender zu voll packt. Versuche zu identifizieren, welche Aufgaben am wichtigsten und/oder dringendsten sind und versuche diese zuerst zu erledigen. Auch hilfreich könnte sein, den Tag mit den aufwendigsten/schwierigsten Doings zu starten, denn da ist deine Energie und deine Konzentration noch am höchsten.
03. Flexibilität: Eines darfst du nicht vergessen, trotz all der Planung und Organisation, ist es eher unwahrscheinlich, dass alles auch immer genau nach Plan verläuft. Daher solltest du stets versuchen Puffer einzubauen um Unvorhersehbares mit abdecken zu können und es nicht zu Verzögerungen kommt. Und wenn nichts Unvorhersehbares dazwischen kommt, umso besser. Das bedeutet dann mehr Freizeit für dich.
04. Pflege deinen Plan: Vergiss bitte nicht, dass ein Wochenplan kein einmaliges Projekt ist. Ein Wochenplan sollte immer dynamisch sein und sich im Laufe der Woche auch an Veränderungen und neue Aufgaben bzw Prioritäten anpassen. Am Ende des Tages kannst du zB noch einmal Gegenchecken ob der Rest der Woche so noch Sinn ergibt und kannst ihn ggf nochmals anpassen.
Ein strukturierter und gut organisierter Wochenplan ist ein unschätzbares Werkzeug für Produktivität und hilft dir bei einer besseren Work-Life-Balance. Damit schaffst du es deine täglichen Aufgaben in einen übersichtlichen Plan umzuwandeln, mit dem du sicherstellen kannst, dass du sowohl im Berufs- als auch Privatleben keine wichtigen Dinge übersiehst oder ausversehen hinten runter fallen lässt. Du gewinnst einen klaren und auf das Wesentliche fokussierten Geist und das Gefühl von Überforderung wird geschmälert, da man die Fähigkeit erlangt die Kontrolle über seine Zeit zu haben und auch zu behalten. Durch einen Wochenplan ist es dir möglich effizient zu arbeiten und mehr Freizeit zu schaffen. Letztendlich ist es aber auch ganz wichtig zu verstehen, dass eine Wochenplanung nicht ausschließlich nur dazu dient, dich zu organisieren, sondern auch deine persönlichen Ziele und Prioritäten zu reflektieren. Durch die Wochenplanung kannst du dich auf das wirklich wichtige konzentrieren um sicherzustellen, dass du auf dem besten Weg zur Erreichung deiner Ziele bist. Und denke immer daran, dass der aller wichtigste Teil jeder Planung immer die entsprechende Durchführung ist. Denn ein Plan kann nur so gut sein wie die Implementierung. Also fang einfach an, mach die ersten Schritte und du wirst sehen, wie dir die Wochenplanung helfen kann deine Produktivität zu steigern.
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